Auftragsverarbeitungsvertrag

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

zwischen

Deine Praxis [Straße und Hausnummer] [PLZ] [Ort]

Nachfolgend: Verantwortlicher

und

Physication UG (haftungsbeschränkt) Pomonaring 10 22926 Ahrensburg

Nachfolgend: Auftragsverarbeiter

1. Zweck und Anwendungsbereich

1. Mit diesem Vertrag soll die Einhaltung von Artikel 28 Abs. 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („Datenschutz-Grundverordnung", im Folgenden: „DSGVO") sichergestellt werden.
2. Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter haben diesem Vertrag zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Abs. 3 und 4 DSGVO zu gewährleisten.
3. Dieser Vertrag gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang I.
4. Die Anhänge I bis III sind Bestandteil dieses Vertrags.
5. Dieser Vertrag gilt unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche nach der DSGVO unterliegt.

2. Auslegung

1. Werden in diesem Vertrag die in der DSGVO definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
2. Die in diesem Vertrag getroffenen Regelungen sind im Lichte der Bestimmungen der DSGVO auszulegen.
3. Die in diesem Vertrag getroffenen Regelungen dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der DSGVO vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

3. Vorrang

1. Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesem Vertrag und den Bestimmungen damit zusammenhängender Verträge, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, hat dieser Vertrag Vorrang.

4. Beschreibung der Verarbeitung

1. Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang I aufgeführt.

5. Pflichten der Parteien

1. Weisungen

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets schriftlich zu dokumentieren.
2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die DSGVO oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang I genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang I angegebene Dauer verarbeitet.

4. Sicherheit der Verarbeitung

1. Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang II aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten"). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
2. Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten"), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzliche Garantien an.

6. Dokumentation und Einhaltung dieses Vertrags

1. Die Parteien müssen die Einhaltung dieses Vertrags nachweisen können.
2. Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesem Vertrag umgehend und in angemessener Weise.
3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesem Vertrag festgelegten und unmittelbar aus der DSGVO hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diesen Vertrag fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
4. Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung auf eigene Kosten des Verantwortlichen, zu den üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs durchgeführt.
5. Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in diesem Vertrag genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

1. Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste (Anhang III) aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Einspruchsrecht ausüben kann.
2. Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß dieses Vertrags gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend dieses Vertrags und gemäß der DSGVO unterliegt.
3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
4. Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

8. Internationale Datenübermittlungen

1. Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der DSGVO im Einklang stehen.
2. Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Ziffer 5. 7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der DSGVO beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der DSGVO sicherstellen können, indem sie z. B. Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Abs. 2 DSGVO erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

6. Unterstützung des Verantwortlichen

1. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
2. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß 6.1 und 6.2 befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
3. Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Ziffer 6.2 zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
   1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung"), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
   2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
   3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
   4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 DSGVO.
4. Die Parteien legen in Anhang II die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieses Vertrags fest.

7. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

1. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 DSGVO nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.
2. undefined Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:
   1. bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
   2. [object Object]
3. undefined Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:
   1. eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
   2. Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
   3. die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
4. Die Parteien legen in Anhang II alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 DSGVO zu unterstützen.

8. Verstöße gegen Regelungen dieses Vertrags und Beendigung des Vertrags

1. Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesem Vertrag nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der DSGVO – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diesen Vertrag einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diesen Vertrag einzuhalten.
2. Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Vertrag betrifft, wenn:
   1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Ziffer 8.1 ausgesetzt hat und die Einhaltung dieses Vertrags nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
   2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diesen Vertrag verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der DSGVO nicht erfüllt;
   3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesem Vertrag und/oder der DSGVO zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
3. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Vertrag betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Ziffer 5.1 (b) verstoßen.
4. Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung der Regelungen dieses Vertrags.

ANHANG I – BESCHREIBUNG DER VERARBEITUNG

Gegenstand der Verarbeitung:

Der Auftragsverarbeiter stellt den Verantwortlichen die Physication-Anwendung zur Digitalisierung von Trainingsplänen im Rahmen von Training und Therapie zur Verfügung. Der Gegenstand ergibt sich ferner aus dem Nutzungsvertrag.

Dauer der Verarbeitung:

Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags.

Art und Zweck(e) der Verarbeitung:

Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich aus dem Nutzungsvertrag.

Die Art der Verarbeitung umfasst insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung/Verbreitung, die Einschränkung, das Löschen/die Vernichtung.

Kategorien betroffener Personen:

Patienten, Trainierende, Kontaktpersonen der Verantwortlichen

Art der personenbezogenen Daten:

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)
• Verbindungsdaten, wie IP-Adresse, Browserinformationen und Gerätedaten
• Nutzungsdaten, wie aufgerufene Seiten, Eingangs- und Absprung-Seiten
• Kommunikationsdaten
• Trainingsplandaten (Titel des Trainingsplans, individuelle Anmerkungen, Übungen, Sätze, Wiederholungen)
• Bild- und Videodaten (Individuelle Bilder und Videos für Übungsanleitungen)
• Zahlungsdaten (Adresse, IBAN und BIC der Praxen)

ANHANG II – TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN

Maßnahmen der Vertraulichkeit der Verarbeitung:

1. Zutrittskontrolle
2. Zugangskontrolle
3. Zugriffskontrolle
4. Trennungskontrolle

Maßnahmen des Schutzes der Integrität:

1. Weitergabekontrolle
2. Eingabekontrolle

Maßnahmen der Verfügbarkeit und Belastbarkeit:

1. Verfügbarkeit
2. Belastbarkeit

Maßnahmen zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

1. Datenschutz-Management
2. Auftragskontrolle

ANHANG III – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:

1. Name: netcup GmbH Anschrift: Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland Beschreibung der Verarbeitung: Bereitstellung der Server
2. Name: SendinBlue GmbH Anschrift: Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland Beschreibung der Verarbeitung: Versand von E-Mail-Kommunikation
3. Name: Cloudflare GmbH Anschrift: Rosental 7, 80331 München, Deutschland Beschreibung der Verarbeitung: Hosting von Übungsbildern und -videos

Fassung auftragsverarbeitung-2026-08-25